EXPEDIENTE DE VENTA
INTRODUCCION
Este módulo busca automatizar el proceso de envió, recepción y calificación de los expedientes de ventas, de tal que se pueda contabilizar y registrar: quien y cuando se envió un expediente a facturación y la calificación dada por este último a los asistentes de ventas.
SUBIR EXPEDIENTE
Cuando se cree la prefectura después de dar clic al botón de guardado, aparecerá la siguiente ventana, en la cual se le solicitara subir el archivo que contenga el expediente de la venta.
Para subir el expediente debe seleccionar el archivo y dar clic en el botón de guardar, se le notificara por correo la creación del expediente de venta.
NOTA: ES OBLIGATORIO SUBIR UN ARCHIVO, SI NO, NO LE DEJARA CERRAR LA VENTANA, EN CASO DE CERRAR LA PESTAÑA DEL NAVEGADOR O SALTARSE ESTE PROCESO EN LA VENTA APARECERA UN MENSAJE INDICANDO QUE “FALTA SUBIR EL EXPEDIENTE”.
ENVIAR EXPEDIENTE
Una vez que haya seleccionado el expediente y guardar este, aparecerá una ventana donde se le indica seleccionar el facturista que revisara la venta, para que le llegue el correo de notificación al facturista deberá dar clic en Enviar.
2.1 NO ENVIAR EL EXPEDIENTE
Si lo desea puede NO ENVIAR EL EXPEDIENTE AUN y cerrar la ventana, en la información de la venta en el sistema aparecerá un mensaje indicando que ‘Expediente pendiente de envió’.
De esta forma en el apartado de Cotización/Facturación le saldrá un botón titulado como ‘Expediente’. Donde al dar clic aparecerá una tabla informativa sobre el estatus del documento y la opción de mandarlo al facturista, visualizarlo y subir otro documento opción que se explicará a continuación.
CAMBIO DE DOCUMENTO
De ser necesario podrá re-subir el archivo del expediente hasta que realice el envío de notificación por correo a los facturistas, una vez enviado el correo no podrá realizar ningún cambio de archivo hasta que tenga la calificación del facturista.
Al dar clic en el botón de ‘Subir Otro Archivo’, se le preguntará si está seguro de continuar ya que se borrará el documento previamente subido, de dar clic en ‘Aceptar’ se repetirá el proceso descrito en el punto 1 y 2 de este documento.
Sera notificado por correo de la actualización del documento.
CALIFICACION DEL EXPEDIENTE
Cuando el facturista haya calificado el expediente será notificado por correo y a su vez en el sistema aparecerá un mensaje indicando la calificación de este. El expediente puede ser aprobado (es decir que la venta puede proceder a timbrarse), incompleto (en este caso en el correo se describe el motivo por el cual fue marcado como incompleto y se le solicitara subir los archivos correspondientes, para lo cual explicamos el proceso en el punto 4.1) y rechazado (en este caso la venta debe de estar sumamente incompleta y con errores por lo cual se le notificaran los motivos del rechazo). Puede revisar el estatus de este desde el botón de Expediente, mientras no este calificado, este se mostrara como Enviado.
4.1 EXPEDIENTE INCOMPLETO
Si el expediente fue marcado como incompleto aparte de la notificación por correo, en el sistema al seleccionar la venta en el apartado de cotización, se mostrará un mensaje indicando esto.
Para completar el expediente, deberá entrar al apartado de Facturación y dar clic en el botón de expediente donde aparecerá en tabla mencionada anteriormente en el punto 2.1, en esta se verá un icono parpadeando de color naranja, si da clic podrá ver quien califico el expediente, la fecha de calificación y los comentarios del facturista.
También aparecerá un botón titulado “Subir archivo faltante”, el cual al dar clic abrirá una ventana donde se solicita escribir una breve descripción del documento a anexar y por supuesto, subir el documento faltante.
NOTA: DE SER MAS DE UN DOCUMENTO LOS FALTANTES ENTONCES DEBERA COMPACTAR ESOS DOCUMENTOS EN UN SOLO ARCHIVO Y SUBIRLO EN EL APARTADO DESCRITO.
Una vez subido el archivo, podrá visualizarlo desde el botón de “Ver doc”, donde se muestra una lista de los documentos anexados hasta el momento.
De igual forma se solicitará que seleccione el facturista al cual es destinado a revisar la venta y mientras no realice el envío podrá cambiar el documento faltante.
NOTA: En caso de superar los 10 complementos de expediente (es decir que 10 veces fue marcado como incompleto el expediente), este será forzosamente rechazado, ya que podría sobresaturar el almacenamiento y por tal se le solicitará subir todo el expediente completo.
4.2 RECHAZO DE EXPEDIENTE
En caso de ser rechazado el expediente será notificado por correo y en el sistema al seleccionar la venta en el apartado de cotización, se mostrará un mensaje indicando esto.
Y ahora cuando acceda a ver los datos del expediente aparecerá un icono en rojo con los detalles del estatus y motivos del rechazo, de igual forma en la tabla descrita en el apartado 4.1, y para re-subir el expediente deberá dar clic en el botón de “Subir otro documento” y repetir los pasos del apartado 2.
EN CASO DE BORRAR LA PREFACTURA
Si desea borrar la prefectura, le aparecerá un mensaje preguntando si está de acuerdo con borrar los expedientes subidos (de existir alguno), de igual forma aparecerá una tabla con estos, en caso de aceptar todo el historial de expedientes será marcado como inactivo y al volver a dar de alta la prefectura ya no saldrán y repetirá todos los pasos.
NOTA: DE HABER SIDO APROBADO EL EXPEDIENTE YA NO PODRA BORRARLO DEL SISTEMA AUN QUE BORRA LA PREFACTURA Y SELE MOSTRARA UN MENSAJE INDICANDO ESTO.
Este módulo busca automatizar el proceso de envió, recepción y calificación de los expedientes de ventas, de tal que se pueda contabilizar y registrar: quien y cuando se envió un expediente a facturación y la calificación dada por este último a los asistentes de ventas.
SUBIR EXPEDIENTE
Cuando se cree la prefectura después de dar clic al botón de guardado, aparecerá la siguiente ventana, en la cual se le solicitara subir el archivo que contenga el expediente de la venta.
Para subir el expediente debe seleccionar el archivo y dar clic en el botón de guardar, se le notificara por correo la creación del expediente de venta.
NOTA: ES OBLIGATORIO SUBIR UN ARCHIVO, SI NO, NO LE DEJARA CERRAR LA VENTANA, EN CASO DE CERRAR LA PESTAÑA DEL NAVEGADOR O SALTARSE ESTE PROCESO EN LA VENTA APARECERA UN MENSAJE INDICANDO QUE “FALTA SUBIR EL EXPEDIENTE”.
ENVIAR EXPEDIENTE
Una vez que haya seleccionado el expediente y guardar este, aparecerá una ventana donde se le indica seleccionar el facturista que revisara la venta, para que le llegue el correo de notificación al facturista deberá dar clic en Enviar.
2.1 NO ENVIAR EL EXPEDIENTE
Si lo desea puede NO ENVIAR EL EXPEDIENTE AUN y cerrar la ventana, en la información de la venta en el sistema aparecerá un mensaje indicando que ‘Expediente pendiente de envió’.
De esta forma en el apartado de Cotización/Facturación le saldrá un botón titulado como ‘Expediente’. Donde al dar clic aparecerá una tabla informativa sobre el estatus del documento y la opción de mandarlo al facturista, visualizarlo y subir otro documento opción que se explicará a continuación.
CAMBIO DE DOCUMENTO
De ser necesario podrá re-subir el archivo del expediente hasta que realice el envío de notificación por correo a los facturistas, una vez enviado el correo no podrá realizar ningún cambio de archivo hasta que tenga la calificación del facturista.
Al dar clic en el botón de ‘Subir Otro Archivo’, se le preguntará si está seguro de continuar ya que se borrará el documento previamente subido, de dar clic en ‘Aceptar’ se repetirá el proceso descrito en el punto 1 y 2 de este documento.
Sera notificado por correo de la actualización del documento.
CALIFICACION DEL EXPEDIENTE
Cuando el facturista haya calificado el expediente será notificado por correo y a su vez en el sistema aparecerá un mensaje indicando la calificación de este. El expediente puede ser aprobado (es decir que la venta puede proceder a timbrarse), incompleto (en este caso en el correo se describe el motivo por el cual fue marcado como incompleto y se le solicitara subir los archivos correspondientes, para lo cual explicamos el proceso en el punto 4.1) y rechazado (en este caso la venta debe de estar sumamente incompleta y con errores por lo cual se le notificaran los motivos del rechazo). Puede revisar el estatus de este desde el botón de Expediente, mientras no este calificado, este se mostrara como Enviado.
4.1 EXPEDIENTE INCOMPLETO
Si el expediente fue marcado como incompleto aparte de la notificación por correo, en el sistema al seleccionar la venta en el apartado de cotización, se mostrará un mensaje indicando esto.
Para completar el expediente, deberá entrar al apartado de Facturación y dar clic en el botón de expediente donde aparecerá en tabla mencionada anteriormente en el punto 2.1, en esta se verá un icono parpadeando de color naranja, si da clic podrá ver quien califico el expediente, la fecha de calificación y los comentarios del facturista.
También aparecerá un botón titulado “Subir archivo faltante”, el cual al dar clic abrirá una ventana donde se solicita escribir una breve descripción del documento a anexar y por supuesto, subir el documento faltante.
NOTA: DE SER MAS DE UN DOCUMENTO LOS FALTANTES ENTONCES DEBERA COMPACTAR ESOS DOCUMENTOS EN UN SOLO ARCHIVO Y SUBIRLO EN EL APARTADO DESCRITO.
Una vez subido el archivo, podrá visualizarlo desde el botón de “Ver doc”, donde se muestra una lista de los documentos anexados hasta el momento.
De igual forma se solicitará que seleccione el facturista al cual es destinado a revisar la venta y mientras no realice el envío podrá cambiar el documento faltante.
NOTA: En caso de superar los 10 complementos de expediente (es decir que 10 veces fue marcado como incompleto el expediente), este será forzosamente rechazado, ya que podría sobresaturar el almacenamiento y por tal se le solicitará subir todo el expediente completo.
4.2 RECHAZO DE EXPEDIENTE
En caso de ser rechazado el expediente será notificado por correo y en el sistema al seleccionar la venta en el apartado de cotización, se mostrará un mensaje indicando esto.
Y ahora cuando acceda a ver los datos del expediente aparecerá un icono en rojo con los detalles del estatus y motivos del rechazo, de igual forma en la tabla descrita en el apartado 4.1, y para re-subir el expediente deberá dar clic en el botón de “Subir otro documento” y repetir los pasos del apartado 2.
EN CASO DE BORRAR LA PREFACTURA
Si desea borrar la prefectura, le aparecerá un mensaje preguntando si está de acuerdo con borrar los expedientes subidos (de existir alguno), de igual forma aparecerá una tabla con estos, en caso de aceptar todo el historial de expedientes será marcado como inactivo y al volver a dar de alta la prefectura ya no saldrán y repetirá todos los pasos.
NOTA: DE HABER SIDO APROBADO EL EXPEDIENTE YA NO PODRA BORRARLO DEL SISTEMA AUN QUE BORRA LA PREFACTURA Y SELE MOSTRARA UN MENSAJE INDICANDO ESTO.
Actualizado el: 20/05/2024
¡Gracias!